Tähtajad, tähtajad, tähtajad

Oma kultuurikorralduse õpingute käigus õppisin palju tähtaegade kohta. Mitte ainult seda, et koolitöid tehes peab olema täpne, aga ka seda, kuidas korraldades neid kõiki planeerida. Mulle meeldib öelda, et on kahte pidi planeerimist. Esiteks see, kui on juba sündmuse aeg paigas ning pead kõik tegevused ja tähtajad mahutama selle ajaraami sisse. Ja teiseks see, kui alustad planeerimist sellel ajahetkel ning lõpptähtaeg ei ole paigas. Need eeldavad kahte erinevat lähenemist tähtaegadele. 

Olen märganud, et paljud inimesed ei taju, et tähtaegade taga ei ole ainult nende endi töö ja sellega kaasnevad ülesanded, vaid ka teiste inimeste töö (ja kogu töö ehk kõikide tööde planeerimine). Kui tähtajad ei ole liiga üksteise otsas, on rohkem aega planeerida muud ning ei ole ka nii suurt tööväsimust. 

Tähtaegade määramisel peab kommunikatsioon olema selge. Tunnistan, et selles ei ole ka ma ise kõige parem olnud - ma küll soovin arvestada teiste meeskonnaliikmete töögraafikutega, kuid alati ei ütle välja, miks just ühe või teise tähtaja panen. Kui aga kommunikatsioon on selge, siis loob ka tähtaegade määramine selgust ja fookust. See aitabki töömahti paremini jaotada ja ei teki viimase hetke paanikaid. Muidugi on hea, kui on keegi, kes tähtaegasid jälgib ja aitab rajal püsida. Väga tihti olen ma ise ka selles rollis. 

Ma ise tunnen, et kui kõik võtavad tähtaegu tõsiselt, räägivad läbi, kui peaks nendega olema vasturääkivusi, siis tekib ka töörõõmu ja vabamat aega rohkem. Nii on kõikide töö paremini ajastatud. 

Küsisin ChatGPT-lt nõu, kuidas tähtaegu määrata ning ta pakkus välja: 

Parkinsoni seadus – "Töö laieneb, et täita talle eraldatud aeg." Ehk siin tekib küsimus, kuidas vältida ülesannete venimist?

Ajablokid ja varuajad – Planeeri ajavaru ootamatusteks (ja neid tekib)

Prioriteetide seadmine – Kasuta Eisenhoweri maatriksit või jagamist "kiire vs oluline".

Isiklik rütm ja parim tööaeg – Pane tähtajad paika nii, et need arvestaksid sinu produktiivsuse tippe.

Mis on levinud vead tähtaegade panemisel? Minu jaoks on näiteks see, et ei arvestata kõikide tööaegadega - ühel inimesel hakkab töö venima, kuid see tekitab stressirohke töölaua teisele inimesele. Võib juhtuda, et tähtajad on ka liiga optimistlikud või liiga paindlikud. 

Minu jaoks on tähtaegadest kinnipidamine, nende meeldetuletamine ja kommunikeerimine olulised. Püüan olla selles ise parem ja eeldan seda ka töösituatsioonis teistelt. Muidugi, ega ma ei ole ise alati maailma parim, kuid siin ongi omavaheline rääkimine ja teineteise aitamine olulised.